HR 4.0 #2 – Automazione dei processi HR con Power Automate e OneDrive

Introduzione

Gestire ferie e performance tramite email o fogli Excel porta solo caos e perdita di tempo. Con Power Automate e OneDrive, è possibile digitalizzare i processi HR creando flussi semplici, trasparenti e sicuri.

Il problema di partenza

• Dipendenti inviano richieste ferie via email → nessuna tracciabilità.
• I manager devono controllare manualmente disponibilità e sovrapposizioni.
• Le valutazioni annuali sono sparse in documenti non versionati e senza approvazioni centralizzate.

Conseguenze: errori frequenti, malcontento tra dipendenti, perdita di tempo per HR.

La soluzione: Microsoft 365 come piattaforma HR

Workflow ferie con Power Automate

1. Dipendente compila un form (Microsoft Forms o SharePoint List).
2. Flusso Power Automate invia richiesta al manager su Teams/Outlook.
3. Manager approva/rifiuta → aggiornamento automatico dello stato in SharePoint.
4. HR riceve notifica e log completo.

Valutazioni performance con OneDrive e SharePoint

• Modelli di valutazione archiviati in OneDrive.
• Versionamento automatico → nessun conflitto di documento.
• Accesso controllato e approvazioni registrate.
• Risultati consolidati in SharePoint per reportistica.

Esempio tecnico: JSON Power Automate

Esempio di step per la gestione ferie:

{
  "trigger": "On new item in SharePoint list",
  "actions": [
    { "sendApproval": "ManagerEmail" },
    { "updateItem": { "Status": "Approved/Rejected" } },
    { "sendNotification": "HRTeam" }
  ]
}

Questo schema semplificato mostra la logica di base di un flow che collega dipendenti, manager e HR.

Vantaggi concreti

• Per HR: meno lavoro manuale, più controllo.
• Per dipendenti: maggiore trasparenza e feedback immediato.
• Per manager: decisioni rapide e tracciabilità completa.

Privacy e sicurezza

• Tutti i dati gestiti in Microsoft 365 → rispetto policy aziendali e GDPR.
• Accessi controllati con permessi granulari.
• Audit trail disponibile per ogni approvazione.

Conclusione

Con Power Automate e OneDrive, il reparto HR diventa più agile ed efficiente. La gestione ferie e le valutazioni performance passano da un processo manuale e caotico a un flusso digitalizzato, tracciabile e sicuro.

Nel prossimo articolo vedremo come estendere la digitalizzazione HR alla protezione dei dati e alla compliance normativa (DORA/NIS2).

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