HR 4.0 #2 – Avtomatizacija HR procesov s Power Automate in OneDrive

Uvod

Upravljanje dopustov in uspešnosti preko e-pošte ali Excelovih tabel prinaša le zmedo in izgubo časa. S Power Automate in OneDrive je mogoče digitalizirati HR procese z ustvarjanjem preprostih, preglednih in varnih tokov.

Izhodiščni problem

• Zaposleni pošiljajo zahteve za dopust preko e-pošte → brez sledljivosti.
• Vodje morajo ročno preverjati razpoložljivost in prekrivanja.
• Letne ocene so razpršene v dokumentih brez različic in brez centraliziranih odobritev.

Posledice: pogoste napake, nezadovoljstvo med zaposlenimi, izguba časa za HR.

Rešitev: Microsoft 365 kot HR platforma

Tok dopustov s Power Automate

1. Zaposleni izpolni obrazec (Microsoft Forms ali SharePoint List).
2. Tok Power Automate pošlje zahtevo vodji preko Teams/Outlook.
3. Vodja odobri/odkloni → samodejno posodabljanje stanja v SharePointu.
4. HR prejme obvestilo in popoln dnevnik.

Ocenjevanje uspešnosti z OneDrive in SharePoint

• Predloge za ocenjevanje shranjene v OneDrive.
• Samodejno različiciranje → brez konfliktov dokumentov.
• Nadzorovan dostop in zabeležene odobritve.
• Konsolidirani rezultati v SharePointu za poročanje.

Tehnični primer: JSON Power Automate

Primer korakov za upravljanje dopustov:

{
  "trigger": "Ob novem elementu v SharePoint seznamu",
  "actions": [
    { "sendApproval": "ManagerEmail" },
    { "updateItem": { "Status": "Odobreno/Odklonjeno" } },
    { "sendNotification": "HRTeam" }
  ]
}

Ta poenostavljen diagram prikazuje osnovno logiko toka, ki povezuje zaposlene, vodje in HR.

Konkretne prednosti

• Za HR: manj ročnega dela, več nadzora.
• Za zaposlene: večja preglednost in takojšnja povratna informacija.
• Za vodje: hitre odločitve in popolna sledljivost.

Zasebnost in varnost

• Vsi podatki se obravnavajo v Microsoft 365 → spoštovanje poslovnih politik in GDPR.
• Nadzorovani dostopi z granularnimi dovoljenji.
• Dnevnik revizij na voljo za vsako odobritev.

Zaključek

S Power Automate in OneDrive postane HR oddelek bolj agilen in učinkovit. Upravljanje dopustov in ocene uspešnosti preidejo iz ročnega in kaotičnega procesa v digitaliziran, sledljiv in varen tok.

V naslednjem članku bomo videli, kako razširiti digitalizacijo HR na zaščito podatkov in skladnost z zakonodajo (DORA/NIS2).

Poziv k dejanju

Želite izvedeti, kako digitalizirati HR procese v vašem podjetju? 👉 Kontaktirajte me za osebno svetovanje.